專訪泛微·文書定，打造與業務融合的全門類數字化檔案管理軟件
隨著電子發票、電子合同的普及，越來越多的電子化文件需要歸檔存儲。近期，在國家層面，國家檔案局、財政部聯合發文推動《會計檔案管理辦法》中關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知。在檔案數字化大潮之下，紙質檔案如何實現數字化管理？如何實現業務與檔案一體化管理？電子會計檔案如何有效實施落地？電子檔案如何防篡改并可查可驗？今天，我們有幸邀請到泛微·文書定數字化檔案管理軟件總經理陳馳來為我們詳細介紹。
1.聽說泛微今年發布了一個新產品：數字化檔案管理軟件·文書定。為什么要發布這樣一款新產品？請簡單介紹一下文書定的由來。
陳馳：大家好，非常榮幸在這里給大家介紹泛微·文書定相關的產品和服務。首先給大家介紹一下泛微，泛微成立于2001年，21年來我們始終專注為客戶提供好用的數字化管理軟件。泛微是上交所主板上市公司，同時也是國家規劃布局內重點軟件企業。目前在全國200+城市建立有運營中心，8000+專業服務團隊，為60000+家中大型組織提供數字化服務。
在21年的發展歷程中，我們發現客戶有檔案管理的需求。以前，檔案管理更加關注的是基于傳統載體的檔案管理，比如紙質檔案的數字化加工，紙質檔案的收集和紙質歸檔等。
但隨著企業數字化轉型的不斷深入，基于前端各類數字化平臺如OA、合同管理、費控管理、人事管理等，在各類數字化業務場景中產生了大量的、有價值的、屬于歸檔范圍的電子文件，這些電子文件如何實現自動歸檔、如何深度利用，甚至如何實現單套制管理變成了企業更加關注的問題。于是我們就開始給客戶進行了基于與數字化業務場景深入融合的數字檔案管理平臺的建設。
經過二十多年的發展，泛微的專項檔案管理產品越來越成熟。如今，我們在檔案管理方面，可以與各類業務場景深度融合，同時結合電子簽名，助力客戶實現全程業務電子化，實現單套制管理，助力檔案工作數字化轉型，真正實現檔案資源數字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化。所以在2022年初，泛微單獨給檔案管理專項命名為“泛微·文書定”，整合研發、銷售、售前、實施團隊，并形成一個獨立的事業部。文書定產品的目標就是讓數字化成果深度利用，可查可驗。
2.文書定檔案管理具體能管理什么類型的檔案？
陳馳：從檔案管理載體形式來分，文書定可以進行紙質檔案數字化管理、紙電混合管理和電子檔案單套制管理、數據文件管理、用戶行為日志管理；從檔案使用場景來分，文書定可以為客戶提供黨群類、行政工作類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、基建類、設備儀器類、會計檔案、人事檔案、特種載體檔案等全門類的檔案管理。
3.文書定檔案管理軟件有哪些核心功能點？
陳馳：文書定數字檔案管理平臺構建了檔案收集、管理、保存、利用的全生命周期管理模式，通過流程驅動以及低代碼建模平臺，為各類組織提供全宗、全門類的檔案管理模式。其主要有以下4大功能：
?檔案收集：為組織提供與前端業務系統，如OA、ERP、HRM、CRM等電子文件、數字化加工成果、離線數據包、手工錄入的接收以及四性檢測。
?檔案管理：支持對項目級、案卷級和一文一件的管理模式，可對檔案進行格式轉換、分類、編號、編目、掛接、鑒定、銷毀、統計等管理業務。
?檔案保存：支持線上虛擬庫房，可對檔案進行裝盒、上下架、盤點、溫濕度監控以及電子檔案長期保存等業務。
?檔案利用：支持全文檢索、條件檢索等多種檢索模式，可對電子檔案、實體檔案進行借閱。電子檔案還可實現在線預覽、下載、打印等權限管理以及動態水印的功能。
目前文書定檔案管理可以確保符合國家相關法律法規，備份歸檔后的檔案可實現100%歸檔，3秒檢索。檔案文件防篡改、可第三方存證；可與業務系統集成，實現業務與檔案一體化管理等功能。
4.目前這款產品適用于什么樣的組織使用？
陳馳：文書定檔案管理軟件從組織和人群角度來看，是不分行業和角色的。我們提供包含金融、制造、房產、IT、連鎖零售等在內的87個細分行業組織使用，檔案管理軟件也不僅僅是給到檔案部和檔案管理員使用，更多的是提供公司管理層、各部門、員工等全組織人員使用，我們不僅要求檔案的規范存儲，更強調檔案利用，實現3秒可查可驗。這跟市面面有些檔案管理軟件有一些不同。
從實際的客戶反饋來看，近2年電子會計檔案的建設要求更多一些。因為一方面有些公司要上市，務必要財務合規。從需求側來看，員工這2年電子發票的報銷更多，企業必須要實現電子發票的入賬、歸檔、存儲合規性工作，所以如果是電子會計檔案，財務部和管理層使用人群相對較多一些。
5.跟市面上其他檔案管理軟件相比，文書定產品有什么核心特色嗎？
陳馳：泛微·文書定數字化檔案管理具有如下特色：
?一平臺全門類：在同一平臺上進行綜合檔案、會計檔案、人事檔案、業務檔案統一管理；
?分級分權：對于集團型組織進行大集中管理，可實現“數據集中、物理隔離”的多全宗分級分權管控；
?檔案門戶：構建了不同角色的門戶，檔案管理員、利用者、系統運維人員等多角色的門戶展示；
?預歸檔平臺：將檔案收集前置，可以按照業務場景、系統來源、組織來源等結構將元數據、電子文件進行收集，并不需要按照全宗、門類進行分類、整理；
?集成引擎：檔案來源于業務，需要與業務場景充分連接，集成引擎提供了強大的第三方異構系統無縫連接的能力，且可與泛微OA實現一體化管理；
?流程引擎：檔案全生命周期由流程進行連接與驅動，流程的靈活性顯得十分重要；
?電子簽章：集成電子簽章，保障電子檔案防篡改；
?移動引擎：為有移動需求的客戶提供移動端的檔案在手機上查閱、流程審批等，泛微具有強大的移動建模引擎平臺來支撐客戶移動端檔案應用場景；
?報表引擎：檔案是組織重要的運營、生產、研發等數據，需要加以統計分析，文書定具有數據報表中心的模塊，來支撐客戶對報表靈活多樣的需求；
?低代碼平臺：組織需求必然會經常變化，可以通過低代碼平臺，隨時支撐業務需求的不斷優化、不斷新增系統個性化功能應用。
6.隨著電子發票的普及，目前企業最緊迫的任務是實現電子會計檔案管理，泛微文書定針對電子會計檔案有專項解決方案嗎？請簡要介紹一下電子會計檔案的管理要點。
陳馳：在國家財務部、國家檔案局79號令以及6號文的指導下，以及全面電票的趨勢下，泛微·文書定提供了專項的電子會計檔案解決方案，主要核心管理要點為：
?收集整理自動化：對于費用報銷系統、采購系統、合同系統、財務系統、銀企直連、影像系統等業務系統中產生的憑證、單據、發票、銀行回單、業務附件可進行在線收集，自動歸檔。
?智能關聯、自動成冊：可根據多種業務字段，如：單據類型、編碼、關鍵字、組合字段、自定義字段等維度匹配，實現憑證、單據、發票、回單等自動關聯成冊。
?紙電混合管理：通過虛擬庫房，可實現檔案裝盒、上下架、盤點等業務，實現線上、線下檔案一一匹配。
?檔案關聯查詢、借閱：可通過憑證、單據、發票、回單等單個維度或多個組合維度，穿透查詢，完整溯源業務場景。
7.我是一家傳統的檔案室，日常主要做的是檔案庫房管理，現在單位要求將傳統的檔案庫房升級為數字化檔案室，我應該怎么做？
陳馳：數字檔案室建設是一項系統工程，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，需要檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。主要包括：
?按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托現有信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。
?開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
?嚴格遵循標準規范，全面進行傳統載體檔案數字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。
?根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度。明確要求和權限，確保數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案室運行順暢。
?加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。
8.客戶在選型檔案管理軟件時，你認為要關注哪些要點？另外要避免犯哪些常見錯誤？
陳馳：隨著數字化轉型的不斷深入，客戶對檔案管理也提出更高的要求，在選擇購買檔案管理軟件之前，先梳理以下幾點：
?是否對單位的業務場景充分了解：我們選擇檔案管理軟件，核心是管理什么內容，什么數據。先聚焦核心場景進行檔案管理，在滿足核心場景后再延展到邊緣場景。不要以為上一套軟件上來就什么內容都進檔案系統，結果發現使用下來問題很多。因為檔案來源于業務，服務于業務，如組織對業務場景不清晰，則無法完整了解企業檔案管理的全貌，無法清晰地了解收集保管范圍以及保管期限。
?系統是否可以提供試用機會：通過試用先體驗對方的功能點，跟自己的需求是否匹配?；蛘甙才艔S家專人上門免費演示，把廠商的產品功能搞清楚再決定。
?系統集成能力和延展性是否強大：檔案軟件是把它當做一套獨立的軟件，還是需要跟其它系統集成，讓其它系統的數據最終要沉淀到檔案軟件中？剛開始使用時，需求比較少。但是到了后期很多人使用后，各個部門、領導的意見都集中過來了，如果軟件不支持快速修改調整，后期的使用范圍會減弱很多。
?實施過程是否可以分期進行。整體的項目規劃可以分期分步實施。先滿足核心需求，再滿足邊緣需求，先簡單后復雜。分步實施可以保證項目的成功率更高。
?軟件部署模式是SaaS模式還是本地私有化部署：這2種模式各有優劣，此處不做過多比較。如果是重要的數據資源，建議能支持本地私有化管理。
